Suivre ses factures et relancer un impayé quand on travaille seul

Vous avez envoyé une facture le 3 du mois. On est le 28, et toujours rien sur le compte. Vous relancez, ou vous attendez encore une semaine ?

La première chose à faire, avant même de parler de relance : vérifier que votre facture contenait les mentions à mettre sur une facture. Un document incomplet donne au client une excuse facile pour ne pas payer. Et un client qui cherche une excuse la trouvera toujours.

La première chose à faire : un tableau de suivi, même simple

Dix clients, dix factures, dix dates d’échéance différentes. Sans tableau, vous perdez le fil en trois semaines.

Pas besoin d’un logiciel à 15 euros par mois. Un tableur avec cinq colonnes suffit : numéro de facture, client, date d’envoi, date limite de paiement, date de règlement effectif. Notez aussi le montant. Rien d’autre.

Ce que je constate chez les gens qui travaillent seuls : ils retiennent les grosses factures et oublient les petites. Une facture de 85 euros non payée en mars, c’est 85 euros en moins en décembre. Le tableau ne fait pas de différence entre les montants. Vous, si, et c’est l’erreur.

Quand relancer un client qui n’a pas payé

La règle est simple : trois jours après la date limite, premier mail de relance, ton neutre, pas d’excuse, juste un rappel du numéro de facture et du montant. Quinze jours après, un deuxième mail, plus direct, avec la mention des pénalités de retard si elles figuraient sur la facture d’origine.

Trente jours après, un appel téléphonique. Pas un mail de plus : un appel. Un client qui ignore trois mails répondra souvent au téléphone, parce que l’écrit se zappe et la voix, non.

Ne laissez pas traîner au-delà de 45 jours de retard sans réagir par un courrier formel. Un dossier qui dort ne se paie pas tout seul.

Les délais de paiement à connaître avant de facturer

Entre professionnels, le délai légal par défaut est de 30 jours à compter de la réception de la facture, sauf accord contraire inscrit sur le document, qui peut aller jusqu’à 60 jours. Passé ce délai, des pénalités de retard s’appliquent automatiquement : le taux d’intérêt légal majoré de 10 points, et une indemnité forfaitaire de 40 euros pour frais de recouvrement, due même si le client ne l’a pas vue venir.

Ces deux chiffres, 40 euros et 10 points, doivent figurer sur votre facture avant même l’envoi. Un client qui voit ces lignes paie souvent plus vite. Un client qui ne les voit pas se dit qu’il a le temps.

Si vous travaillez avec des particuliers, le délai légal par défaut tombe à 30 jours aussi, mais sans l’indemnité forfaitaire automatique : il faut la prévoir vous-même dans vos conditions générales de vente, sinon elle ne s’applique pas.

Garder une trace de chaque échange avec le client

Un dossier qui traîne se perd, et un échange oral sans écrit derrière ne vaut rien devant un tribunal de commerce. Chaque relance, chaque promesse de paiement par téléphone, notez-la dans le tableau, avec la date et ce qui a été dit.

« Le client a dit qu’il payait vendredi » : trois mots, une date, et vous savez exactement quand relancer de nouveau si vendredi passe sans virement.

Gardez aussi les accusés de réception de vos mails de relance. Si l’affaire va jusqu’à une mise en demeure, ces échanges datés font toute la différence.

Ce qu’il faut vérifier avant d’envoyer un nouveau devis

Un client qui n’a pas réglé la facture précédente et qui demande un nouveau devis, c’est un signal. Vérifiez l’historique avant de répondre.

Ma règle : pas de nouvelle prestation avant que l’ancienne soit soldée, sauf si le client propose un acompte sur ce qui reste dû. Ce n’est pas de la méfiance gratuite, c’est de l’arithmétique. Un client qui doit déjà 340 euros et qui en redemande pour 600 euros n’a pas réglé son premier problème, il en crée un deuxième.

Avant de vous lancer dans la micro-entreprise, un repère utile existe sur les démarches pour lancer une micro-entreprise de services, et pour la partie argent du foyer qui accompagne ce statut, le repère se trouve dans les droits liés au budget.

La prochaine action, si vous avez une facture en retard aujourd’hui : ouvrez le tableau, cherchez la date d’échéance la plus ancienne non réglée, et envoyez le mail de relance avant midi. Pas demain.

Faut-il facturer des pénalités même à un bon client ?

Oui, si le retard dépasse la date limite inscrite sur la facture. Les mentionner ne coupe pas la relation ; ne pas les réclamer coûte simplement de l’argent.

Un client qui ne répond plus, que faire ?

Appel téléphonique d’abord, courrier de mise en demeure ensuite. Un silence total au-delà de 60 jours mérite une lettre formelle, pas un énième mail.